Tu negocio va a ser inspeccionado por la Agencia Tributaria. ¿Asustado? Respira, te ofrecemos unas claves para que la visita del inspector no suponga un trauma y tú puedas salir airoso de un trámite que, efectiva y unánimemente, crea pavor.
La primera de las preguntas que seguramente te harás cuando recibas la comunicación de Hacienda será: ¿por qué a mí? ¿Qué sospechan de mi negocio? Debes saber que las causas que llevan a investigar a una empresa o autónomo pueden estar basadas en hechos objetivos o no, por lo que puede que la notificación se deba simplemente al azar, o a que tu negocio pertenezca a un sector sobre el que la Administración ha puesto la lupa.
Pero también puede ser que Hacienda se haya fijado en ti concretamente. Según indican los expertos, algunas de las causas posibles son: encadenar devoluciones del IVA trimestral a tu favor, que acumules demasiados gastos a lo largo de los años, o descuadres entre los modelos tributarios anuales y trimestrales, entre otros. Cualquier indicio que lleve a la Agencia Tributaria a pensar que puedas estar usando un software contable de doble uso, que facilita la ‘caja B’, o simplemente cualquier desviación entre las bases de datos que ellos manejan y la declaración del empresario pueden dar pie a iniciar una investigación.
Con frecuencia, cuando se trata de pymes o autónomos, los negocios que atienden al consumidor final y en los cuales el medio de pago habitual es el dinero en efectivo son los que más probabilidades tienen de ser investigados porque desde la Agencia Tributaria entienden que la naturaleza de esos servicios puede facilitar el fraude.
¿Qué hago ante una Inspección de Hacienda?
Lo primero es mantener la calma y leer detenidamente. El procedimiento indica que el primer paso es la notificación vía correo postal, una carta en la que se insta al autónomo a presentar la documentación correspondiente. Por lo general se va a solicitar un periodo concreto de tiempo, de uno o varios ejercicios, detallando qué impuesto quieren revisar. Y ten claro que de nada servirá no aceptar la carta de Hacienda porque no se van a olvidar de ti.
Leer con atención es importante porque no todos los requerimientos de la Agencia Tributaria son inspecciones. En el remite de la misiva tendrás que fijarte si la envía la Unidad de Inspección o la Unidad de Gestión. Esta última hace un requerimiento más limitado en el que la documentación se presenta generalmente por vía telemática en el que nunca se va a requerir presentar contabilidad de la empresa.
En cambio si la petición viene de la Unidad de Inspección entonces sí se trata de una Inspección de Hacienda como tal, en la que el autónomo deberá presentarse en la delegación correspondiente en el día y hora indicado con toda la documentación que sea requerida.
Es cierto que en los últimos meses está creciendo la tendencia a omitir el procedimiento por carta y directamenteel inspector se personifica en el local de trabajo. Pero el dueño del negocio debe saber que en estos casos tiene unos derechos que no pueden ser vulnerados, y que explicaremos más adelante.
La comparecencia ante Hacienda
El primer paso tras recibir la notificación es preparar toda la documentación. Revisa detenidamente todos tus papeles y reúne las facturas y otras informaciones que avalen tu declaración. Y ten en cuenta este consejo, llegados a la tesitura: es mejor no presentar información antes que entregar documentos falsos. Lo primero supondrá una multa, pero lo segundo puede ser un delito que te acarre problemas mayores.
Es recomendable contar siempre con la ayuda de un asesor o un abogado especialista para elaborar toda la documentación a presentar ante Hacienda.
Cuando estés frente al inspector procura ser muy educado, ofrecer tus mejores modales y causar buena impresión, contestando a todo lo que te pida pero sin explayarte en detalles. Los funcionarios que realizan esta tarea también serán, según marcan sus códigos, muy correctos y cordiales, por lo que no pierdas la calma.
Una vez que el inspector haya estudiado toda la documentación levantará un acta con el que el autónomo puede o no estar conforme. Si el funcionario ha detectado algo mal hecho en la presentación de documentos y prevé una multa, el estar conforme supondrá una rebaja en la cuantía. Pero que el miedo no te atenace, si no estás conforme lo mejor es no aceptar ese castigo y recurrir al Tribunal Económico Administrativo para presentar alegaciones.
¿Qué pasa si el inspector me hace una visita?
La Agencia Tributaria tiene el derecho de presentarse en tu negocio para realizar sus comprobaciones, pero no lo puede hacer de cualquier manera. Respetando el horario comercial,esta visita puede plantearse al inicio de la inspección, una vez estudiada la documentación que has presentado, o incluso antes de recibir la carta como apuntábamos. Ten en cuenta que emitir el acta de resolución puede dilatarse en el tiempo incluso hasta un año desde la notificación primera, por lo que no desesperes.
Es importante diferenciar dos situaciones distintas. Si tu negocio está abierto al público, por ejemplo un restaurante o una tienda de cualquier tipo, el inspector podrá acudir allí incluso sin necesidad de identificarse. Eso le permitirá obtener pistas, del tipo: si está el local lleno, ¿cómo puede ser que declare siempre pérdidas? También pueden revisar la factura de la luz, o los gastos de lavandería, para hacerse una idea de la marcha real del negocio.
En el caso de que tu lugar de trabajo sea privado, como un domicilio particular en el que desarrolles tu actividad o unas oficinas con acceso restringido, el inspector no podrá acceder si no tiene el permiso del administrador social o una autorización judicial.
En cualquier caso, si el inspector de la Agencia Tributaria sí cuenta con los papeles pertinentes (en el caso de los locales públicos bastará con una autorización del delegado territorial de Hacienda), tendrás que dejarlo actuar con libertad y amabilidad ya que de lo contrario puede ser peor. Es posible que el funcionario te solicite más documentación contable o fiscal, de cualquier ejercicio no prescrito, sobre tu empresa, que tendrás que facilitarle si no quieres enfrentarte a una multa que puede alcanzar los 600.000 euros.
